为规范中国科技馆发展基金会（以下简称“基金会”）的内部经费报销行为，加强财务管理，确保资金安全、公开、透明，提高资金使用效率，根据《基金会管理条例》和《中国科技馆发展基金会章程》，特制订本制度。

第一条  实行分级负责、层层把关原则。内部经费报销需由基金会财务管理人员进行专门管理，并对发（产）生报销票据的真实性、合理性进行初步审查；由证明验收人审核；由秘书长审批。(2万元以上的由理事长或委托人审批)

第二条  实行费用预先计划管理。费用支出前，需告知“费用的性质、用途、预计金额、款项支付预计时间”等，并经秘书长同意后方能执行。

第三条  费用发生过程中，原则上必需由两人或两人以上同时参与或执行，并互相监督和共同承担相关责任。

第四条  费用发生过程中，当事人应充分取得费用的相关单据，如：合约、协议及合法的票据（指被国家税务机关认可）等，如因未能取得合法票据的部分支出，基金会原则上不予以承担，由当事人自行负责。

第五条  费用发生完毕后，当事人应及时将收集到的费用单据加以整理归类，并填写“费用支出报销单”，当事人需按费用性质，如交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等分别归类，以便于统一归类计算和整理。

第六条  当事人在报销支出费用时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，在填写“费用支出报销单”时，需将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素填写齐全，并签名，交共同参与的人员复查，并请其在证明人一栏上签署其姓名。“费用报销单”的填写金额一律不允许涂改，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效。

第七条  当事人取得审批齐全的“费用报销单”后，应在3天之内送交基金会财务部门并领取资金，出纳人员应对“费用报销单”进行审核，重点看报销单是否有涂改、费用的计算是否正确、所附的发票是否齐全合法，审批手续是否齐备。出纳人员在审核无误后方能付款。

第八条  费用报销的操作流程：费用报销人报销申请——证明验收人审核——秘书长或法人（委托人）确认签字——出纳复核并履行付款。上述流程为基金会各项费用报销的既定程序，以后各项事务的报销均需要遵照上述流程操作，否则财务有关人员有权拒绝付款。

第九条  费用单据要求：为了强化财务纪律，规避财务风险，原则上基金会一切事项报销的单据均必须取得合法的凭证。合法性的认定以国家财务、税务等方面的规定为准，具体操作由秘书长和财务管理人员负责把控落实，以可操作性为前提。任何不符合报销规定的单据财务管理人员有权拒绝。

第十条  单据整理要求：报销人在报销前必须事先整理好各类单据，首先对单据的类别、时间、批次、项目等进行分类，然后按照一定的标准清晰准确的粘帖在报销单据的后面，并在附件中写明所附单据的张数。单据数量比较繁杂的要写出报销明细清单附在后面。单据分别不清晰，粘帖不规范的，财务管理人员可要求对方改正，不改正的有权予以拒绝受理。

第十一条  预借款的操作要求：因工作需要事前需预借款的，必须填写“借款申请单”，写清借款原因、金额和预计还款日期。“借款申请单”要由秘书长及财务总监签字后出纳人员才能放款。

第十二条  报销或单据传递时效要求：财务管理人员根据财务作账的及时性配比性要求掌握好各项报销的时间，原则上各项单据或费用必须在发生结束后按照正常规定的流程操作。原则上当月发生当月取得并当月报销。

第十三条  本制度自2012年1月1日开始实施，于2013年11月修订。

第十四条  本制度由中国科技馆发展基金会解释和修订。